Cada vez son más las empresas que deciden dar el paso e implementar una intranet, antes de poner en marcha este esfuerzo que involucra una inversión tanto en dinero como en tiempo, es necesario conocer algunos aspectos y entender un poco más de que trata todo esto.

Qué es una Intranet

• La intranet es una plataforma que da soporte a la estrategia de la compañía
• Es una herramienta que sirve para vincular a los usuario/empleados con la estrategia global y la cultura de la empresa
• Es un  repositorio de todo el conocimiento acumulado por la empresa, gestiona este conocimiento.

La intranet además debe tener unos objetivos específicos y debe cumplir con ellos, cada compañía debe definirlos y alinearlos de acuerdo a sus objetivos globales. Algunos podrían ser:

• Que los usuarios accedan a la información y documentación interna de la compañía
• Reducir costos: disminuir el material impreso, capacitaciones de mayor cobertura e impacto
• Aumentar productividad: tomar decisiones más rápido por parte de los usuarios, mejor atención al cliente, reducir el volumen de consultas a los usuarios que poseen el conocimiento de los procesos de la empresa
• Comunicar a los usuarios los objetivos y estrategias de la empresa y a la vez vincularlos con esta estrategia
• Incrementar y promover los vínculos sociales entre los usuarios
• Recoger y acumular el conocimiento de los usuarios
• Incrementar la comunicación entre las directivas de la empresa y el resto de colaboradores

Al final de un período específico se deben evaluar estos objetivos, ya sea a través de encuestas a los usuarios o utilizando las estadísticas del tráfico, es decir aplicando Analítica Web.

Aspectos críticos de la Intranet:

• Debe ser fácil de usar, satisfacer las necesidades de información de los usuarios
• Los contenidos deben ser fáciles de encontrar
• Los contenidos deben estar actualizados, ya que los usuarios toman decisiones con la información suministrada a través de este canal
• Seguridad: la Intranet debe ser de acceso exclusivo para usuarios dentro de la empresa
• Accesibilidad a través de diversos dispositivos: cada día hay más usuarios accediendo a los contenidos con dispositivos móviles(smartphones y tablets)
• Soporte y mantenimiento: identificar a los  propietarios y proveedores del contenido así como el responsable de publicarlos

Si se desea implementar una intranet más acorde con las nuevas tecnologías, el video es una buena oportunidad para hacerlo, hoy en día hasta un teléfono celular graba videos de aceptable calidad, por lo tanto una entrevista al director o al gerente financiero de la empresa es un buen medio para entregar el mensaje directo y rápido a los empleados.

Considerando los aspectos anteriores a la hora de implementar la intranet, se obtendrá una herramienta eficiente  que aportará a la comunicación y productividad dentro de la empresa.